写文案不是自嗨，也不是堆字数。在日常办公中，不管是写邮件、做汇报、发通知，还是起草方案，文案的质量直接影响沟通效率和工作成果。很多人觉得“差不多就行”，但其实有一套清晰可操作的评估标准。
一看目的是否明确
好文案一定有清晰的目标。比如你写一封项目延期说明邮件，目的是让领导知情并获得理解，那就不能只说“最近太忙”，而要讲清楚原因、影响和补救措施。如果读完别人还不知道你想干啥，这文案就失败了。
二看结构是否清晰
结构乱的文案就像没整理过的桌面，找东西费劲。常见的结构是“背景—问题—方案—建议”或“结论先行—分点说明”。比如写周报，直接写“本周完成三项任务，推进顺利，下周重点跟进客户反馈”，比绕半天再提重点强得多。
三看语言是否简洁准确
避免用“大概”“可能”“基本上”这类模糊词。比如“这个方案效果还不错”就不如“该方案上线后点击率提升12%”来得有力。同时删掉冗余表达，像“进行一个总结”不如直接说“总结”。
四看语气是否得体
对同事可以轻松些，对上级或客户就得正式一点。群发通知用“各位好，提醒一下…”比“都注意了！”更合适。语气不对，内容再好也容易引起误会。
五看有没有错漏细节
错别字、时间写错、称呼弄混，这些低级错误会直接拉低专业感。比如把“王总”写成“张总”，或者会议时间写成昨天，别人会对你的整体可信度打问号。
六看是否便于执行
如果是需要别人行动的文案，比如任务分配，就要写清“谁、在什么时候、做什么、交付什么”。模糊地说“大家配合一下”等于没说。
把这些标准当成检查清单，每次写完顺一遍，质量自然提升。不需要文采飞扬，只要清楚、准确、有用，就是一份合格的办公文案。