工作中经常遇到需要分批交货的情况，比如客户下单1000件商品，仓库每次只能发200件，就得安排5次发货。这时候如果靠脑子记或者写在纸上，很容易搞混哪一批发了、哪一批还没发。其实用Excel就能把‘多批次交付安排’理得清清楚楚。
先列清楚基本信息
打开Excel，第一行写上订单的基本信息：客户名称、产品名称、总数量、交付周期等。接下来重点是拆分批次。比如总数量是800个，计划分4次交付，每次200个，那就明确每批的交付时间。
可以这样设计表格：
客户：XX科技
产品：无线耳机
总数量：800
交付方式：每周一批，共4批
批次, 计划日期, 数量, 实际发货日期, 状态
第1批, 2024-04-05, 200, 2024-04-05, 已完成
第2批, 2024-04-12, 200, , 待发货
第3批, 2024-04-19, 200, , 待发货
第4批, 2024-04-26, 200, , 待发货用颜色标记进度更直观
在Excel里可以给“状态”这一列设置条件格式。比如“已完成”自动变绿色，“待发货”是黄色，“延迟”标成红色。一眼就能看出整体进度。
有时候客户会临时改需求，比如第3批想提前到4月15日。直接修改表格里的日期就行，方便调整又不会乱。
加个提醒功能更省心
如果你用的是Excel桌面版，还可以结合系统日历或邮件提醒。比如在发货前一天，让电脑弹窗提醒你准备单据。或者用Excel导出关键日期，导入到企业微信或钉钉的日程里。
有位做外贸的朋友就靠这个方法，同时管理二十多个订单，再也没错过交付时间。表格传给客户也显得专业，对方一看就知道什么时候能收货，沟通起来顺畅多了。
多人协作时注意版本统一
如果销售、仓库、物流都在看同一个表，建议用腾讯文档或飞书表格在线共享。避免你改了我没同步，导致发错货。每个人的操作都有记录，谁更新了哪一栏，一查就知道。
多批次交付不是难题，关键是把节奏拆清楚，用工具管起来。一张简单的Excel表，花十分钟设置好，后续省下的是大量沟通和纠错的时间。